ПОЛОЖЕНИЕ об автоматизированной информационной системе "Государственная система электронного документооборота"

(В редакции постановлений Кабинета Министров КР от 8 апреля 2022 года № 207, 30 апреля 2022 года № 235, 7 апреля 2025 года № 181)

1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, функции автоматизированной информационной системы "Государственная система электронного документооборота", права и обязанности оператора, владельца и пользователя, а также порядок подключения к указанной информационной системе.

2. Автоматизированная информационная система "Государственная система электронного документооборота" (далее - АИС "ГСЭД") представляет собой сквозную информационную систему, являющуюся совокупностью программных средств и баз данных, которая предназначена для автоматизации электронного документооборота у пользователей АИС "ГСЭД", включающего документы как поступившие извне, так и созданные пользователем АИС "ГСЭД" (включая все его структурные подразделения).

3. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

владелец АИС "ГСЭД" - уполномоченный государственный орган в области электронного управления;

оператор АИС "ГСЭД" - государственное учреждение "Кызмат" при Управлении делами Президента Кыргызской Республики, осуществляющее эксплуатацию АИС "ГСЭД", ее техническое и программное сопровождение;

пользователь АИС "ГСЭД" - органы исполнительной, законодательной, судебной систем и иные государственные органы, Администрация Президента Кыргызской Республики, органы местного самоуправления, а также юридические и физические лица;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия бумажного документа (электронная копия) - информация в электронной форме, представляющая собой сканированный или фотографический образ документа на бумажном носителе, преобразованный с помощью технических средств в электронную форму как единое целое, без внесения изменений в содержание сканируемого документа, сформированного на бумажном носителе;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме и (или) логически связана с ней и которая используется для определения лица, от имени которого подписана информация;

электронный архив - архив, в котором информация зафиксирована в электронном виде.

(В редакции постановлений Кабинета Министров КР от 30 апреля 2022 года № 235, 7 апреля 2025 года № 181)

2. Цель, задачи и функции АИС "ГСЭД"

4. Целью функционирования АИС "ГСЭД" является автоматизация процессов создания, обработки, регистрации, учета, постановки, отправки, контроля исполнения и хранения электронных документов.

5. Задачами функционирования АИС "ГСЭД" являются:

- повышение эффективности и оперативности работы с электронными документами и электронными копиями бумажных документов;

- оптимизация, систематизация и унификация технологии обработки электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- улучшение учета входящих и исходящих электронных документов, электронных копий бумажных документов и повышение качества документооборота;

- сокращение ручного труда и снижение временных затрат, связанных с доставкой и обработкой электронных документов и электронных копий бумажных документов, регистрацией входящих и исходящих электронных документов, и электронных копий бумажных документов;

- исключение утери электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- сокращение времени поиска электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- усиление контроля исполнительской дисциплины;

- формирование различных видов статистических отчетов на основании информации об электронных документах и электронных образах бумажных документов, зарегистрированных в АИС "ГСЭД".

6. Функциями АИС "ГСЭД" являются:

- прием, обработка, регистрация, передача входящих электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- подготовка, обработка, регистрация, отправка исходящих и передача внутренних электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- формирование резолюции, поручения, сформулированного руководством по итогам первичного рассмотрения электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- переадресация поручения между исполнителями при передаче электронных документов и электронных копий бумажных документов из одного структурного подразделения в другое и/или в пределах одного структурного подразделения, а также возможность возврата на доработку;

- автоматизированное направление напоминаний исполнителям о наступающих сроках исполнения электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- поиск электронных документов и электронных копий бумажных документов по различным критериям построения запроса и "ключевым словам";

- возможность производить отбор и сортировку поручений по различным критериям;

- автоматическое выделение цветом электронных документов и электронных копий бумажных документов, в зависимости от их важности и текущего статуса (на исполнении, неисполненные (просроченные), исполненные (исполненные в срок/исполненные с истекшим сроком);

- возможность выявления контролирующими и/или уполномоченными лицами фактов просрочки исполнения электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- анализ и контроль исполнительской дисциплины, подготовка отчетов с возможностью вывода на печать в формате "Microsoft Word" и "Excel" необходимой информации, согласно заданным параметрам (в разрезе подразделений, видов электронных документов и электронных копий бумажных документов, авторов поручения, по исполнителям пользователей АИС "ГСЭД");

- возможность просмотра истории оборотов электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- ведение ведомственного электронного архива электронных документов и электронных копий бумажных документов;

- возможность введения краткой информации (комментария) о проработке вопроса с исполнителями структурных подразделений в форме сообщения, прилагаемого к данному документу, для регистрации и отправки исполнителю-пользователю АИС "ГСЭД";

- применение электронной подписи при подписании электронного документа уполномоченным руководителем/сотрудником;

- обеспечение ведения организационной структуры и списка сотрудников для направления или поручения;

- обеспечение автоматической архивации электронных документов и электронных копий бумажных документов, проходящих через регистрацию делопроизводителя, а также поддержки настраиваемых нумераторов для регистрации электронных документов и электронных копий бумажных документов, ведения номенклатуры дел;

- при наличии технических возможностей обеспечение интеграции АИС "ГСЭД" с другими государственными, муниципальными информационными системами и информационными системами юридических и физических лиц для обмена данными и ведения электронного документооборота;

- обеспечение информационного взаимодействия между пользователями АИС "ГСЭД" при рассмотрении различного рода документов, в том числе проектов нормативных правовых актов;

- обеспечение интеграции между информационными системами АИС "ГСЭД" и системой электронного документооборота государственных органов; органов местного самоуправления, юридических и физических лиц.

(В редакции постановления Кабинета Министров КР от 30 апреля 2022 года № 235)