Сактоо мөөнөттөрүн көрсөтүү менен мамлекеттик жана

мамлекеттик эмес уюмдардын ишинде түзүлүүчү типтүү башкаруу архив документтеринин тизмеси

(Кыргыз Республикасынын Санариптик өнүктүрүү министрлигинин 2024-жылдын 24-декабрындагы № 6-д, Кыргыз Республикасынын Санариптик өнүктүрүү жана инновациялык технологиялар министрлигинин 2026-жылдын 23-июлундагы № 3-д буйруктарынын редакцияларына ылайык)

1. Жалпы жоболор

1. Сактоо мөөнөттөрүн көрсөтүү менен мамлекеттик жана мамлекеттик эмес уюмдардын ишинде түзүлүүчү типтүү башкаруу архив документтеринин тизмеси (мындан ары – Тизме) архив иши жана электрондук башкаруу жаатындагы Кыргыз Республикасынын мыйзамдарына ылайык түзүлгөн.

2. Тизме менчиктин, уюштуруу-укуктук түрүнө, ишинин деңгээлине жана масштабына карабастан мамлекеттик жана мамлекеттик эмес уюмдардын (мындан ары – уюмдар) иш процессинде бир типтеги башкаруу функцияларын жүзөгө ашырууда түзүлүүчү заманбап типтүү башкаруу архив документтерин камтыйт.

Уюмдардын өзгөчө функцияларын чагылдырган документтер тийиштүү ведомстволук тизмелерде, көктөмөлөрдүн болжолдуу номенклатураларында белгиленет.

3. Тизме мамлекеттик жана ведомстволук архивдердин кызматкерлерине, ошондой эле мамлекеттик жана мамлекеттик эмес уюмдардын адистерине арналган. Көктөмөлөрдү сактоо мөөнөттөрүн аныктоодо жана мамлекеттик сактоого же жок кылууга иргөөдө негизги ченемдик документ болуп саналып, документтердин баалуулугун экспертизалоо жана мамлекеттик архивдерди толуктоо боюнча колдонмолорду иштеп чыгууда колдонулушу керек.

4. Тизме Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун курамын сактоо, уюштуруу жана сапаттуу толуктоо максатын көздөйт жана көктөмөлөрдү түзүүдө, көктөмөлөрдүн номенклатураларын иштеп чыгууда, документтердин ведомстволук тизмелерин, көктөмөлөрдүн болжолдуу номенклатураларын иштеп чыгууда, ошондой эле мамлекеттик архивдердин эксперттик-текшерүү усулдук комиссияларынын (мындан ары – ЭТУК), уюмдардын борбордук эксперттик комиссияларынын (мындан ары – БЭК) жана эксперттик комиссияларынын (мындан ары – ЭК) иш практикасында колдонулат.

2. Тизменин түзүмү жана аны колдонуу тартиби

5. Тизме функционалдык принцип боюнча түзүлгөн жана адатта уюмдардын башкаруу тутумундагы деңгээлине, ишмердүүлүгүнүн, менчигинин түрүнө карабастан аларга мүнөздүү болгон ишмердүүлүгүнүн негизги багыттарын чагылдырган бөлүмдөрдү камтыйт. Бөлүмдөрдө багыттык маселелер боюнча бөлүмчөлөр бар.

6. Тизме 12 бөлүмдөн турат:

1) 1-бөлүмгө тескөө ишмердүүлүгүн чагылдырган документтер, башкарууну уюштуруу негиздери боюнча документтер, менчиктештирүү, акциялаштыруу, лицензиялоо, көзөмөл функциясын жүзөгө ашыруу, башкарууну укуктук жактан камсыздоо, башкарууну документтик камсыздоону уюштуруу жана уюмдар тарабынан документтерди сактоо маселелери боюнча документтер кирет;

2) 2–4-бөлүмдөргө пландаштыруу, болжолдоо, пландардын аткарылышы боюнча отчёттуулук, товарларды сатып алуу, жумуштарды аткаруу, кызмат көрсөтүүлөр, бааларды түзүү, каржылоо, насыялоо, эсепке алуу жана отчёттуулук, салык салууну ырааттуу чагылдырган документтер кирет;

3) 5-бөлүмгө ишмердүүлүктүн ар кандай жааттарында кызматташтыкты уюштуруу жана жүзөгө ашыруу, эл аралык уюмдардын ишине катышуу боюнча документтер кирет;

4) 6-бөлүмгө ишмердүүлүктү маалыматтык тейлөө боюнча документтер кирет;

5) 7-бөлүмгө жумушка орношуу, эмгекти уюштуруу, эмгекти ченемдөө, тарифтөө, эмгек акы төлөө, эмгекти коргоо боюнча документтер кирет;

6) 8-бөлүм кадрлар менен иштөө боюнча документтерди камтыйт: кызматкерлерди кабыл алуу, которуштуруу, бошотуу, алардын квалификациясын жогорулатуу, аттестация өткөрүү, сыйлоо;

7) 9-бөлүмгө ишмердүүлүктү материалдык-техникалык камсыздоо жана мүлктүк-материалдык баалуулуктарды сактоону уюштуруу боюнча документтер кирет;

8) 10-бөлүмгө административдик жана чарбалык тейлөө боюнча документтер кирет: ички тартип эрежелерин аткаруу, кызматтык имараттарды пайдалануу, транспорттук тейлөө, ички байланыш, коргоо;

9) 11-бөлүмгө социалдык-тиричилик маселелерин, анын ичинде социалдык камсыздандырууну, турак жай жана турмуш-тиричилик маселелерин, бош убакытты уюштурууну чагылдырган документтер кирет;

10) 12-бөлүм уюмдардын өзгөчөлүктүү аспектилерин жана коомдук уюмдардын ишмердүүлүгүнүн маселелерин чагылдырган документтерди камтыйт.

7. Тизменин бөлүмдөрүндө жана бөлүмчөлөрүндө документтер маанилүүлүк даражасы боюнча логикалык ырааттуулукта жайгаштырылган. Бир катар учурларда бөлүмдөрдө (бөлүмчөлөрдө) документтерди тутумдаштыруунун тематикалык принциби колдонулат.

Тизмеде 4 графа бар. Тизменин № 1 графасында беренелердин номерлери көрсөтүлгөн. Тизмедеги беренелер бирдиктүү өтмө номерленген. № 2 графада документтердин түрлөрүнүн аталыштары келтирилген. Тизмеде документтердин белгилүү бир аталыштары жок, бирок документтин ар бир түрүнүн жалпыланган аталышы келтирилген. Сактоо мөөнөтү бирдей болгон бир маселе боюнча ар кандай түрдөгү документтерди бириктирүүдө “документтер” деген түшүнүк колдонулат, ал эми кашааларда беренеге киргизилген документтердин бардык түрлөрүнүн аталыштары чагылдырылат. № 3 графада документтерди сактоо мөөнөтү көрсөтүлгөн. № 4 графада беренелерге эскертмелер келтирилген.

8. Документтерди сактоо мөөнөттөрүн аныктоо үчүн Тизмеден тиешелүү беренени таап, көктөмөлөрдүн ар бир барагын карап чыгуу керек. Тизимдердеги же көктөмөлөрдүн мукабаларындагы аталыштар боюнча гана көктөмөлөрдү сактоого же жок кылууга иргөөгө жол берилбейт.

Электрондук алып жүрүүчүлөрдөгү документтерди сактоо мөөнөтү ушундай эле кагаз түрүндөгү документтерди сактоо мөөнөтү менен бирдей.

9. Сактоого документтердин түп нускалары кабыл алынышы керек, алар жок болгондо гана күбөлөндүрүлгөн көчүрмөлөрү кабыл алынат.

Электрондук алып жүрүүчүлөрдөгү туруктуу сакталуучу документтер белгиленген эрежелерге ылайык сактоого кабыл алынат.

10. Тизме Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун курамынын толуктугун камсыздоо максатында мамлекеттик архивдерге ар кандай фонддордо камтылган дублеттик документтердин келип түшүү мүмкүнчүлүгүн камсыздайт. Аларды иргөө маселесин чечүү укугу мамлекеттик архивдерге ыйгарылат.

11. Документтердин конкреттүү түрлөрүнө карата Тизмеде коюлган “ЭТУК” белгиси мындай документтердин бир бөлүгү илимий-тарыхый мааниге ээ болушу мүмкүн экендигин жана белгиленген тартипте мамлекеттик архивге өткөрүлүп берилүүгө же уюмда сакталууга тийиш экендигин билдирет.

12. Архив документтерин сактоо мөөнөтү сакталган жерине карабастан иш кагаздарын жүргүзүүдө аяктаган жылдан кийинки жылдын 1-январынан тартып эсептелет. Мисалы, 2020-жылы иш кагаздарын жүргүзүүдө аяктаган көктөмөлөрдү сактоо мөөнөтү 2021-жылдын 1-январынан эсептелип баштайт.

Реестрлерди, китептерди, журналдарды убактылуу сактоо мөөнөттөрү аларды жүргүзүү аяктаган жылдан кийинки жылдын 1-январынан тартып эсептелет.

Маалымдоо үчүн жана иште жетекчиликке алуу үчүн жиберилген документтер, ошондой эле документтердин көчүрмөлүк (жумушчу) нускалары зарылдыгы өткөнчө сакталат.

“Зарылдыгы өткөнчө” (ЗӨ) белгиси документтердин практикалык мааниси чектелүү экендигин билдирет. Аларды сактоо мөөнөтүн уюм өзү аныктайт, бирок бир жылдан кем эмес болушу керек.

“Жаңыга алмашылганга чейин” (ЖАЧ) сактоо мөөнөтү, адатта уюмдун ишинде колдонуу үчүн жиберилген ченемдик документтердин көчүрмөлөрүнө колдонулат жана бул документтер жокко чыгарылганга же жаңыларына алмаштырылганга чейин сакталаарын билдирет.

Документтердин сактоо мөөнөтү алып жүрүүчүнүн түрүнө жана аларга жетүү чектөөлөрү менен шартталбайт.

13. Ушул Тизмеге кирбеген, бирок кандайдыр бир ведомстволук тизме боюнча сактоо мөөнөтү “туруктуу” болгон же “ЭТУК” белгиси бар документтер, аларды конкреттүү изилдөөнүн натыйжаларына жараша мамлекеттик сактоого кабыл алынат же практикалык кереги жок болгондо жок кылынат. “ЭТУК” белгиси менен документтерди кабыл алуу же жок кылуу жөнүндө чечим мамлекеттик архивдин ЭТУК тарабынан кабыл алынат.

14. Ушул Тизмеде белгиленген сактоо мөөнөттөрүн кыскартууга тыюу салынат.

Ушул Тизмеде каралган документтерди сактоо мөөнөтүн узартуу конкреттүү уюмдун ишинин өзгөчөлүктөрү жана анын практикалык муктаждыктары менен шартталган учурларда болушу мүмкүн.

Мамлекеттик архивдердин топтоо булагы эмес уюмдарда сактоо мөөнөтү “туруктуу” болгон документтер 10 жылдан кем эмес сакталат.

15. 17-беренедеги “Негизги ишмердүүлүк боюнча мамлекеттик бийликтин жогорку органдары менен кат алышуу” аталышы Кыргыз Республикасынын Президенти, Кыргыз Республикасынын Жогорку Кеңеши, Кыргыз Республикасынын Министрлер Кабинети, Кыргыз Республикасынын Министрлер Кабинетинин түзүмүнө кирген министрликтер жана мамлекеттик комитеттер, Кыргыз Республикасынын Президентине караштуу мамлекеттик органдар, Кыргыз Республикасынын Конституциялык соту, Кыргыз Республикасынын Жогорку соту, Кыргыз Республикасынын Башкы прокуратурасы, Кыргыз Республикасынын Улуттук банкы, Кыргыз Республикасынын Шайлоо жана референдум өткөрүү боюнча борбордук комиссиясы, Кыргыз Республикасынын Эсептөө палатасы, Кыргыз Республикасынын Акыйкатчысы менен кат алышууну белгилейт. Документтин бул түрү кол коюлган жерде жана жооптуу аткаруучулар болгон мамлекеттик органдарда туруктуу сакталат. Маалымат жана жетекчиликке алуу үчүн жиберилген документтер зарылдыгы өткөнчө сакталат.

16. Тизмеде колдонулган эскертмелер документтерди сактоо мөөнөттөрүн түшүндүрөт жана тактайт. “Мамлекеттик сактоого өткөрүлүп берилбейт. Уюмдарда сакталат” эскертмеси адатта узак маалымдама мүнөзгө ээ болгон документтерди сактоо ордун тактайт. Башка эскертмелерде белгиленген сактоо мөөнөтүнөн айырмаланган документтердин белгилүү бир түрлөрүн бөлүп чыгаруунун белгилери же документтердин конкреттүү түрлөрү көрсөтүлөт. “Текшерүүдөн (ревизиядан) кийин”, “талаш-тартыштар, пикир келишпестиктер, тергөө жана сот иштери пайда болгон учурда – акыркы чечим чыгарылганга чейин сакталат” деген эскертмелер бухгалтердик документтерди сактоо мөөнөттөрүн тактайт. “Келишимдин мөөнөтү аяктагандан кийин», “жаңыга алмашкандан кийин” эскертмелери мөөнөттү эсептөө белгилүү бир учурдан баштап жүргүзүлөрүн билдирет. Жалпы комплексинин айрым документтерин сактоо мөөнөттөрү мазмунун, авторлугун, түзүлгөн жерин, көчүрмөсүн эске алуу менен эскертмелерде көрсөтүлгөн.

“Кагаз түрүндөгү документтер” эскертмелери, документтер белгиленген тартипте кагаз жүзүндө түзүлөөрүн, таризделерин жана сакталаарын, зарыл болгон учурда (электрондук документ жүгүртүү тутуму бар болсо) документтерди тариздөө боюнча бардык талаптарды сактоо менен алар менен бирдей электрондук документтерге кайталаарын  билдирет.

“Электрондук документтер” эскертмелери, документтерди электрондук документтерге болгон бардык талаптарды сактоо менен электрондук түрдө гана түзүү менен чектелүүгө уруксат берилгенин билдирет.

17. Тизменин колдонуу ыңгайлуулугу үчүн ага көрсөткүч түзүлгөн, анда алфавит иретинде документтердин түрлөрүн жайгаштыруу жана мазмундарын чагылдыруу менен Тизменин тиешелүү беренелерине шилтемеленип тизмеленген.

18. Тизме сактоо мөөнөттөрүн көрсөтүү менен Кыргыз Республикасынын мамлекеттик бийлик органдары тарабынан өз жана өздөрүнө караштуу ведомстволук уюмдардын ишмердүүлүгүндө түзүлүүчү документтердин тизмелерин, аймактык органдар жана караштуу уюмдар үчүн көктөмөлөрдүн типтүү жана болжолдуу номенклатураларын иштеп чыгууда, ошондой эле башка уюмдар тарабынан көктөмөлөрдүн жеке номенклатураларын иштеп чыгууда колдонулат.

3. Сактоого жана жок кылууга документтерди иргөөнү уюштуруу жана тариздөө

19. Документтерди Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун курамына киргизүү, алардын жеткиликтүүлүк категориялары боюнча бөлүштүрүү же андан документтерди алып салуу аларды эксперттик комиссиялар тарабынан баалуулугун экспертизалоонун негизинде ашырылат. Эксперттик комиссиялардын курамына уюмдун жетекчилеринин биринин төрагалыгы алдында негизги түзүмдүк бөлүмдөрдүн эң квалификациялуу адистери киргизилет. Эксперт катары комиссиянын ишине ушул уюм топтоо булагы болгон мамлекеттик архивдин өкүлү тартылышы мүмкүн.

20. ЭК өз ишинде “Кыргыз Республикасынын улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамын, башка ченемдик укуктук актыларды, өзүнүн ведомстволук тутумунун жетекчи органынын тескөөчү документтерин, тиешелүү мамлекеттик архивдин ченемдик-усулдук документтерин, ушул Тизмени жана документтердин ведомстволук тизмелерин жетекчиликке алат.

ЭК мамлекеттик архив жана башкарууну документтик камсыздоо (БДК) кызматы менен бирге уюмда сактоого жана жок кылууга документтерди иргөө тартибин аныктайт, документтердин баалуулугуна экспертиза уюштурат жана анын жүрүшүн көзөмөлдөйт.

21. Туруктуу, убактылуу сактоого жана жок кылууга документтерди иргөө Кыргыз Республикасынын мыйзамдарына ылайык жүргүзүлүшү керек.

ЭКтин чечиминин негизинде Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун курамына киргизилген документтер, аларды ведомстволук архивдерде сактоонун “Кыргыз Республикасынын улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамында аныкталган чектүү мөөнөттөрүнө ылайык ведомстволук архивдерде сакталууга тийиш, андан кийин белгиленген тартипте мамлекеттик архивдерге сактоого өткөрүлүп берилет. Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун курамына киргизилбеген документтерди уюм өз алдынча сактайт.

Белгиленген (60 жыл) сактоо мөөнөтү аяктагандан кийин адамдын эмгек ишмердигин белгилөөчү жана жарандардын укуктары менен мыйзамдуу таламдарын коргоону камсыз кылуучу өздүк курам боюнча документтер: өздүк курам боюнча буйруктар, кабыл алуу, бошотуу, которуу боюнча кыскача каттар, кызматкерлердин тизмелери, өздүк көктөмөлөр, Т-2 таризиндеги өздүк карточкалар, эмгек китепчелери, эмгек келишимдери, контракттар уюмдун менчигинин түрүнө карабастан жок кылынууга жатпайт жана мамлекеттик архивдерге туруктуу сактоого өткөрүлүп берилет.

22. Туруктуу сакталуучу документтерге тизимдер (тизимдердин жылдык бөлүмдөрү) төрт нускада түзүлүп, эксперттик комиссиянын отурумунда каралып, тиешелүү мамлекеттик архивдин ЭТУКунун бекитүүсүнө жиберилет.

Бекитилген тизимдин бир нускасы уюмга кайтарылат, үч нускасы мамлекеттик архивде калат. Өздүк курам боюнча документтердин тизимдери тиешелүү мамлекеттик архивдин ЭТУКу менен макулдашылып, уюмдун жетекчиси тарабынан бекитилет.

23. Уюмдун тизимдери бекитилгенден кийин бекитилген тизимдерге ылайык келген убакыт аралыгындагы убактылуу сакталуучу документтерди жок кылууга уруксат берилет.

Эгерде архив мекемеси туруктуу сакталуучу документтердин тизимдерин бекитүүдө тиешелүү убакыт аралыгындагы калган документтерди жок кылуу мүмкүн экени жөнүндө чечим чыгарбаса, Тизме боюнча сактоо мөөнөтү “ЭТУК” белгиси менен коштолгон жана ушул Тизмеде келтирилбеген документтерди жок кылуу архив мекемеси менен макулдашылат.

Документтерди жок кылуу уюмдун жетекчиси тарабынан бекитилүүчү акт менен таризделет.

24. Мамлекеттик архивдер туруктуу сакталуучу документтердин туура иргелишин текшерет жана зарыл болгондо жок кылуу же убактылуу сактоо үчүн иргелген документтерди туруктуу сакталуучу тизимге киргизүүнү талап кылууга укуктуу.

25. Документтери мамлекеттик архивге кабыл алынууга жатпаган уюмдар Тизме боюнча сактоо мөөнөтү аяктаган көктөмөлөрүн тиешелүү убакыт аралыгындагы өздүк курам боюнча документтери иреттелген шартта мамлекеттик архив менен макулдашуусуз жок кылышат.

26. Туруктуу сакталуучу документтердин тизимдерин мамлекеттик архив алдын ала бекитпестен документтерди жок кылууга (документтерин мамлекеттик архивге өткөрүп берүүчү уюмдар үчүн), ошондой эле ушул жана ведомстволук тизмелерде белгиленген документтердин сактоо мөөнөттөрүн бузууга жол берилбейт.

27. Ушул Тизменин туура колдонулушун архив ишин башкаруучу республикалык жана облустук органдары, мамлекеттик архивдер көзөмөлдөшөт.

Сактоо мөөнөттөрүн көрсөтүү менен мамлекеттик жана мамлекеттик эмес уюмдардын ишинде түзүлүүчү типтүү башкаруу архив документтеринин тизмеси