(КР Өкмөтүнүн 2018 жылдын

18 октябрындагы № 483 токтомуна)

Тиркеме

 

Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун документтерин өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге киргизүү, аларды эсепке алуу жана сактоо, алардын камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүү жана сактоо тартиби жөнүндө

ЖОБО

 

1. Жалпы жоболор

 

1. Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун документтерин өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге киргизүү, аларды эсепке алуу жана сактоо, алардын камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүү жана сактоо тартиби жөнүндө ушул жобо (мындан ары – Жобо) “Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамына ылайык иштелип чыкты жана Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун документтерин (мындан ары – архивдик документтер) өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге киргизүүнүн, сактоону уюштуруунун тартибин, өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эсепке алуунун, алардын камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүүнүн жана сактоонун тартибин жөнгө салат.

2. Мамлекеттик, ведомстволук архивдер, мамлекеттик эмес юридикалык жактардын архивдери ушул Жобонун талаптарына ылайык иш жүргүзүшөт.

 

2. Архивдик документтерди өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге киргизүү

3. Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун (мындан ары – УАФ) өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерине документтердин баалуулугунун экспертизасы жана документтерди мамлекеттик сактоого тандоо менен аныкталган документтер кирет, алар архив ишин башкаруучу республикалык органдын борбордук эксперттик-текшерүү комиссиясы (мындан ары – БЭТК) жана архивдердин эксперттик-текшерүүчү методикалык комиссиялары (мындан ары – ЭТМК) тарабынан алардын компетенциясынын чегинде экспертизаланат жана аныкталат.

4. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге коомго жана мамлекетке өтө маанилүү маданий-тарыхый жана илимий жактан көөнөрбөс баалуу, аларды эсепке алуунун, сактоонун жана пайдалануунун өзгөчө режими белгиленген, ошондой эле анда камтылган маалыматтары жана (же) тышкы өзгөчөлүктөрү боюнча кайталангыс, мааниси жана (же) автографикасы боюнча жоголсо орду толгус архивдик документтер кирет.

5. Архивдик документтерди өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтерге киргизүү архивдин ЭТМК чечиминин негизинде жүргүзүлөт. Ар бир өзгөчө баалуу, уникалдуу документке ушул Жобонун 1-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документти эсепке алуу баракчасы жана сүрөттөмөсү түзүлөт.

6. Архивдик документтерди өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтерге киргизүү маселеси пайда болгондо компетенттүү жана квалификациялуу адистерден атайын жумушчу топ түзүлөт.

7. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди аныктоо этап менен жүргүзүлөт:

1) биринчи этапта ушул Жобонун 2-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди камтышы мүмкүн болгон фонддордун тизмеси түзүлөт;

Фонддор архивдик документтерде камтылган маалыматтардын баалуулук критерийлеринин төмөнкүдөй жыйындысына карата аныкталат: мекемеге таандыгы, фондду түзүүчү; документтин автору, документтин түзүлгөн убагы, документтин юридикалык күчү, документтин түп нускалыгы, документтин көркөмдүк жактан өзгөчөлүгүнүн болушу.

2) экинчи этапта өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди камтышы мүмкүн болгон фонддордун тизмеси боюнча, архивдик көктөмөлөрдү хронологиялык ырааттуулукта барактап кароо аркылуу өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер аныкталат. Көктөмөлөрдүн тизмесин изилдөөдө фонд түзүүчүлөрдүн негизги ишин чагылдырган тизмедегилер биринчи кезекте каралууга тийиш;

3) үчүнчү этапта архивдик көктөмөлөрдү барактап изилдөө жүргүзүлөт, мында архивдик документтерди изилдөө тематикалык жана хронологиялык белгилери, ведомстволук баш ийүүчүлүгү ж.б. боюнча бириктирилген же байланышкан алардын белгилүү бир топтору боюнча жүргүзүлөт.

8. Архивдик документтерди өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтердин курамына киргизүү төмөнкү критерийлердин негизинде жүргүзүлөт:

-          тарыхый баалуулугу;

-          илимий баалуулугу;

-          түп нускалыгы;

-          тарыхый-маданий маанилүүлүгү;

-          ачыктыгы;

-          тарыхый окуяга таандыгы;

-          белгилүү бир тарыхый инсанга таандыгы;

-          юридикалык мааниси;

-          көркөмдүк жана жасалгалоо жагынан өзгөчөлүгү.

Архивдик документ өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтердин категориясына бир критерий (тарыхый баалуулугу гана) жана бир эле убакта бир нече критерийлер боюнча киргизилиши мүмкүн.

9. Архивдик документтердин баалуулугуна экспертиза жүргүзүлгөндөн кийин ушул Жобонун 3-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эсепке алуу баракчасынын тизмеси жана сүрөттөмөсү түзүлүп, архивдердин ЭТМК чогулушунда каралат.

10. Фонд менен пландык иштөө аяктагандан кийин ушул Жобонун 4-тиркемесине ылайык форма боюнча фонддун архивдик документтерин өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге киргизүү маселеси боюнча ишти аяктоо жөнүндө акт түзүлүп, фонддун көктөмөсүнө кигизилет.

3. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди сүрөттөөнүн негизги принциптери

11. Архивдик маалымдама – бул фонддор жана архивдик документтер жөнүндө маалыматтарды издөөгө арналган маалымдама. Архивдик маалымдамаларды түзүүдө өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин сүрөттөмөсү жасалат. Документтерди сүрөттөө деп кийин издөө жана пайдалануу үчүн документтер жөнүндө маалыматтарды түзүү максатында архивдик документтерде камтылган баштапкы маалыматтарды аналитикалык кайра иштеп чыгуу аркылуу экинчи документтик маалыматты түзүү процесси түшүнүлөт.

Төмөнкүдөй маалыматтардан турган сүрөттөмө макала Архивдик маалымдаманын негизи болуп саналат:

-          маалымат булагы жөнүндө;

-          маалыматтын курамы жана мазмуну жөнүндө;

-          маалыматты алуу шарттары жана пайдалануу шарттары жөнүндө;

-          фонддун тарыхы жөнүндө (фондду сүрөттөө үчүн).

12. Маалымат булагы жөнүндө маалыматтарга төмөнкүлөр кирет:

-          аталышы (фонддун аты, сактоо бирдигинин, эсепке алуу бирдигинин, архивдик документтин аталышы);

-          маалымдама-издөө маалыматтары (архивдик шифр);

-          сүрөттөө бирдигинин көлөмү; сүрөттөө бирдигинде архивдик документтердин акыркы датасы (түзүү датасы);

-          маалыматты сактагычтын түрү (архивдеги кагаз түрүндөгү документтер жана аудиовизуалдык документтер).

13. Архивдик маалымдаманын тибине жана түрүнө карата архивдик көктөмөлөрдү сүрөттөө үч деңгээлде жүргүзүлөт:

-          фонддорду сүрөттөө;

-          сактоо бирдиктерин/эсепке алуу бирдиктерин сүрөттөө;

-          архивдик документтерди сүрөттөө.

14. Зарылдыгына жараша архивдик документтерди сүрөттөө фонддордун топтору, сактоо бирдиктеринин/эсепке алуу бирдиктеринин топтору, архивдик документтердин топтору боюнча жүргүзүлөт.

4. Өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтерди сактоону уюштуруу

15. Өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтерди архивдерде сактоону уюштуруу төмөнкүлөрдү карайт:

-          архивдик документтерди сактоонун оптималдуу шарттарын түзүү;

-          архивдик документтерди архив сактагычтарга жайгаштыруу, топографиялоо;

-          архив сактагычтардан архивдик көктөмөлөрдү берүү тартибин сактоо;

-          архивдик документтердин болушун жана абалын текшерүү;

-          өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн (мындан ары – камсыздандыруучу көчүрмөлөрү) жана колдонуу фондун түзүү;

-          архивдик документтердин физикалык-химиялык сакталышын камсыздоо.

16. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин сакталышын камсыздоо мамлекеттик архивдин директорунун буйругу менен архив сактагычтын башчысына (фонддордун башкы сактагычына, фонддордун сактагычына) жүктөлөт.

Архив сактагычтын башчысы (фонддордун башкы сактагычы, фонддордун сактагычы) архивдик документтердин сакталышына жооптуу болот.

17. Өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтер “Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамына ылайык мамлекеттик архивдерде, ошондой эле архивдик документтерди сактоо укугу бар мамлекеттик ишканаларда, мекемелерде, уюмдарда туруктуу сакталууга тийиш.

18. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди сактоонун оптималдуу шарттары төмөнкүдөй камсыздалат:

-          архивдик имараттарды куруу, реконструкциялоо жана оңдоо менен;

-          архивдик имараттарды жана архив сактагычтарды өрт өчүрүүчү каражаттар, күзөт жана өрткө каршы сигнализация менен жабдуу аркылуу;

-          архив сактагычтарда температуралык-нымдуулук, жарык, санитардык-гигиеналык режимдердин нормативдик шарттарын түзүү үчүн техникалык каражаттарды колдонуу менен;

-          архивдик документтерди сактоонун жана которуунун атайын каражаттарын колдонуу менен (стеллаждар, шкафтар, сейфтер, кутулар, папкалар, шатылар, арабалар ж.б.).

19. Архивдик имараттар төмөнкүлөрдөн алыс болууга тийиш:

-          чаң жана агрессивдүү газдар (хлор, күкүрт кычкыл газы, азот кычкылдары) менен абаны булгаган өнөр жай ишканаларынан;

-          өрт жагынан опурталдуу объекттерден жана курулмалардан (мунай сактагычтар, май куюучу жайлар ж.б.).

20. Кагаз түрүндөгү өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди сактоодо оптималдуу температуралык-нымдуулук режим кармалууга тийиш: температура 17°-19°С, абанын салыштырма нымдуулугу 50-55 пайыз. Оптималдуу температуралык-нымдуулук режимди кармоо үчүн абаны кондициялоо системасы колдонулат.

21. Архив сактагычтарда табигый же жасалма желдетүү болууга тийиш. Кондициялоо системасы абаны жумасына 2-3 жолу алмаштырууну, туруктуу температуралык-нымдуулук режимди, абаны чаңдан жана агрессивдүү аралашмалардан тазалоону камсыздоого тийиш.

22. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер караңгыда сакталууга тийиш. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди табигый жана жасалма жарыктын таасиринен сактоо документтерди шкафтарда, жабык стеллаждарда, ошондой эле кутуларда жана папкаларда сактоо менен камсыздалат.

Өзгөчө учурларда (табигый кырсыктардын коркунучу ж.б.) өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер алардын сакталышын кепилдеген башка архивдик мекемеге убактылуу сактоого берилет. Мындай учурда өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди башка архивдик мекемеге өткөрүп берүү шарттары, тартиби жана сактоо мөөнөтү ушул Жобонун 5-тиркемесине ылайык форма боюнча Архивдик документтерди сактоого кабыл алуу-өткөрүп берүү актысынын негизинде өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди өткөрүп берүүчү жана кабыл алуучу архивдик мекемелердин жетекчилери менен макулдашылып, архив ишин башкаруу боюнча республикалык органдын чечими менен аныкталат.

23. Архивдик документтердин негизинде фонддордун башкы сактоочулары/мамлекеттик архивдик мекемелердин фонддорунун сактоочулары өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин же архивдик көктөмөлөрдүн физикалык абалын, барактарынын номерлерин, барактарынын – күбөлөндүрүүнүн болушун текшерүү үчүн аларды фонддордон алууну уюштурушат. Алынган өзгөчө баалуу, уникалдуу документтин ордуна ушул Жобонун 6-тиркемесине ылайык форма боюнча берүү картасы коюлат.

Мамлекеттик архивдик мекемелерде архивдик документтин физикалык абалы текшерилип бүткөндөн кийин ушул Жобонун 7-тиркемесине ылайык форма боюнча Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди сейфтерде сактоого өткөрүп берүү жөнүндө акты түзүлөт.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди сейфтерде сактоого өткөрүп берүү жөнүндө акты архивдин жетекчиси тарабынан бекитилген учурдан тартып өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин сакталышы үчүн фонддордун башкы сактоочусу, мамлекеттик архивдик мекеменин фонддорунун сактоочусу жеке жоопкерчиликте болот.

24. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер архивге ЭТМК тарабынан бекитилген тизмелер боюнча кабыл алынат. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди кабыл алуу ар бир архивдик документ боюнча өзүнчө жүргүзүлөт. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер алардын ар бир барагын текшерүү менен кабыл алынат. Тизменин баардык нускаларына архивдик документтерди архивге кабыл алуу жөнүндө белги коюлат.

25. Мамлекеттик архивдик мекеменин жетекчиси өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди өзүнүн жеке жоопкерчилигине кабыл алат, алар жөнүндө маалыматтар ушул Жобонун 8-тиркемесине ылайык форма боюнча Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди атайын сактоого кабыл алуу актысында чагылдырылып, ага мамлекеттик архивдик мекеменин жетекчиси, архивдердин ЭТМК мүчөлөрү кол коюшат.

26. Архивдик документтерди өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтердин категориясына киргизүүдө тизмелерде “Эскертүү” графасында тийиштүү сакталуучу бирдиктердин, эсепке алуу бирдиктеринин аталыштарынын тушуна “ӨБ” жана “Уникалдуу” деген белгилер коюлат.

Башка эсепке алуу документтеринде “ӨБ” жана “Уникалдуу” деген белгилер фонддун номерине, тизменин номерине коюлат; ал белги кызматтык болуп саналат жана сактоо бирдиктеринин, эсепке алуу бирдиктеринин архивдик шифрине кирбейт.

27. Архивдик мекемелерде өзгөчө баалуу жана уникалдуу документтер орун бар болсо – фонддун башкы сактагычынын контролдоосу менен өзүнчө архив сактагычта; орун жок болсо – абаны кондициялоо системасы менен жабдылган жалпы архив сактагычта, сейфте сакталат. Сейф фонддордун башкы сактоочусу тарабынан мөөр басылып, бекитилет, сейфти ачканда фонддордун башкы сактоочусу мөөрдүн бүтүндүгүн текшерет.

Мөөрдүн бузулушу же сейфтин зыянга учураганы байкалган баардык учурларда фонддун башкы сактоочусу архивдик мекеменин жетекчисине дароо билдирүүгө милдеттүү, ал архив ишин башкаруучу республикалык органга маалымдоого тийиш.

28. Фонддордун башкы сактоочулары, фонддордун сактоочулары, архивдик мекемелердин жетекчилери төмөнкүлөргө милдеттүү:

-          өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин эсебин жүргүзүүгө;

-          өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин физикалык абалын жана сакталышын контролдоого;

-          өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин сакталышындагы бузуулар жөнүндө жетекчиликке билдирүүгө;

-          коркунуч туулган учурда (табигый кырсыктар ж.б.) өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эвакуациялоону (запас жол менен чыгууну) жеке өзү жетектөөгө.

29. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге камсыздандыруучу көчүрмөлөрү жана пайдалануу фонду түзүлөт, алар ушул Жобонун 9-тиркемесине ылайык форма боюнча пайдалануу фондундагы өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн эсепке алуу журналында эсепке алынат. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүнүн жыйындысы камсыздандыруучу фондун түзөт. Пайдалануу фонду эки вариантта: кагаз же электрондук сактагычтарда түзүлүшү мүмкүн. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн жана пайдалануу фондун түзүү боюнча иштерди жүргүзүүдө документтер архивдик көктөмөлөрдөн чыгарылбайт. Кагаз түрүндө түзүлгөн пайдалануу фонду буга чейин сейфтерде сактоого которулган өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер турган фондго сактоого түшүшү мүмкүн. Пайдалануу фондунда турган өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин көчүрмөлөрүнө көчүрмөлөнгөн архивдик көктөмөнүн архивдик шифри жана “ПФ” деген белги коюлат. Архивдин кызматкерлерине же окуу залынын пайдалануучуларына иштөө үчүн алардын суроосу боюнча пайдалануу фондундагы архивдик көктөмөлөр берилет.

30. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер биринчи кезекте калыбына келтирилет.

 

5. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эсепке алуунун жана сакталышын текшерүүнүн тартиби

31. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эсепке алуу төмөнкүлөр боюнча жүргүзүлөт, алар:

-          ушул Жобонун 10-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди камтыган фонддордун тизмеси;

-          ушул Жобонун 11-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизмеси, анда алардын мурдагы эсептик номерлери сакталат.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизмеси сактоодогу өзгөчө баалуу бирдиктердин санына, архивдик көктөмөлөрдүн тизиминдеги эсепке алуу бирдиктерине жараша фонддогу бир же бир нече тизимдеги архивдик документтерге, архив үчүн керектүү сандагы нускада түзүлөт.

Камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүү максатында өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин көчүрмөлөнгөнү жөнүндө маалыматтар аларды көчүрмөлөөгө жараша өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизимине киргизилет.

Жыйынтыктоочу жазууда өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизмесине киргизилген өзгөчө баалуу, уникалдуу сактоо бирдиктеринин жалпы саны көрсөтүлөт. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизиминдеги бардык сактоо бирдиктерин, эсепке алуу бирдиктерин көчүрмөлөө аяктаганда көчүрмөлөнгөн сактоо бирдиктери, эсепке алуу бирдиктери, датасы, кызматы көрсөтүлөт, тизмеге фонддордун башкы сактоочусу кол коёт.

Документтерди өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге киргизүүдө өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизмелеринин “Эскертүү” графасында тийиштүү сактоо бирдиктеринин, эсепке алуу бирдиктеринин аталыштарынын тушуна “ӨБ” жана “Уникалдуу” деген белгилер коюлат.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерде “ӨБ” жана “Уникалдуу” деген белгилер фонддун номерине, тизменин номерине коюлат; ал белги кызматтык болуп саналат жана сактоо бирдиктеринин, эсепке алуу бирдиктеринин архивдик шифрине кирбейт.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизмесинин жыйынтыктоочу жазуусунда фонддордун номерлеринин тизмеси көрсөтүлөт.

Эгер өзгөчө баалуу, уникалдуу документ мурда эсепке алынган өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин ичинен табылса, анда өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин фонддорунун тизмесине, өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин тизмелеринин реестрлерине, тийиштүү тизмелерге же номерниктерге “ӨБ” жана “Уникалдуу” деген белги коюлат.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтер борбордук, облустук мамлекеттик архивдик мекемелерде эсепке алынат жана ушул Жобонун 12-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эсепке алуу журналы жүргүзүлөт.

32. Республикалык жана облустук мамлекеттик архивдик мекемелерде өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин сакталышын текшерүү үчүн комиссия түзүлөт, анын курамына архив ишин башкаруучу республикалык органдын өкүлү, фонддордун башкы сактоочусу, фонддордун сактоочусу милдеттүү түрдө кирет жана алар өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин сакталышы үчүн жеке жоопкерчиликте болушат. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди пландуу текшерүү жыл сайын жүргүзүлөт. Кезексиз текшерүү сейфтин мөөрлөрү бузулган учурда же архив ишин башкаруучу республикалык органдын жетекчисинин талабы боюнча жүргүзүлөт. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин сакталышын текшерүү төмөнкүлөрдөн турат:

ушул Жобонун 12-тиркемесине ылайык форма боюнча Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эсепке алуу журналына киргизилген архивдик көктөмөлөрдүн бар экени текшерилет;

архивдик көктөмөлөрдүн физикалык абалы текшерилет.

Ар бир өзгөчө баалуу, уникалдуу документтин барактарынын номерлери жыл ичинде бир жолудан кем эмес толук текшерилүүгө тийиш (дайыма желдетип туруу талап кылынган архивдик документтердин барактарынын физикалык сакталышын камсыздоо үчүн).

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди көктөмөлөрдүн физикалык абалын текшерүүнүн жыйынтыгы ушул Жобонун 13-тиркемесине ылайык форма боюнча Архивдик документтердин бар экенин жана абалын текшерүү актысы менен таризделет.

33. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документти эсепке алуу жана сүрөттөө барагынын тийиштүү графаларына өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердеги болгон өзгөрүүлөр жөнүндө маалымат киргизилет (калыбына келтирүү, аталыштарын тактоо ж.б.). Маалымат ушул Жобонун 14-тиркемесине ылайык форма боюнча Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди эсепке алуу жана сүрөттөө барагына өзгөртүүлөр жана толуктоолор жөнүндө актылардын негизинде киргизилет, ал актылар түзүлгөндөн кийин кол коюлуп, УАФтын тийиштүү коштомо каты менен архив ишин башкаруучу республикалык органга берилет.

 

6. УАФтын өзгөчө баалуу, уникалдуу документтеринин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүүнүн жана сактоонун тартиби

34. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерге алардын түзүлгөн убагына, материалдык сактагычына жана даярдоо техникасына карабастан камсыздандыруучу көчүрмөлөрү жасалат.

35. Камсыздандыруучу көчүрмөлөр архивдик документтердин түп нускалары жоголгон же зыянга учураган учурга карата, аларда камтылган маалыматтарды сактоо максатында түзүлөт жана кол тийгис болуп саналат, ошондой эле документтердин түп нускаларынан бөлөк жердеги атайын архив сактагычтарда сакталат.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүү үчүн колдонулган материалдык сактагычтарга, аларды жасоонун, эсепке алуунун жана сакталышын камсыздоонун технологиялык процессине болгон талаптар архив ишин башкаруучу республикалык орган тарабынан белгиленет.

36. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди көчүрмөлөөнүн кезеги аталган документтердин баалуулугуна жана маалыматтык маанилүүлүгүнө, физикалык абалына жана алардын пайдаланылышына жараша аныкталат. Начар физикалык абалда турган жана көп пайдаланылган фонддор, архивдик документтер, ошондой эле түстүү кино жана фотодокументтер, айнек негиздеги фотодокументтер биринчи кезекте көчүрмөлөнүүгө тийиш.

37. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди көчүрмөлөө камсыздандыруучу көчүрмөлөрдүн тизмесиндеги сактоо бирдиктерин системалаштырууну сактоо менен жүргүзүлөт.

38. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди көчүрмөлөөдө архивдик көктөмөлөрдөн чыгарылбайт. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин фотокөчүрмөсүн көктөмөдөн чыгарбай туруп алууга мүмкүндүк берген атайын техникалык каражаттарды колдонуу сунушталат.

Мукабаланган архивдик көктөмөнү (окулбаган, көлөмдүү архивдик документтер) көчүрмөлөөгө мүмкүн болбогондо архивдик көктөмөлөрдү чечүүгө жол берилет. Иш аяктагандан кийин архивдик көктөмө милдеттүү түрдө кайрадан мукабаланат.

39. Камсыздандыруучу фонд төмөнкүлөрдөн турат:

- кагаз түрүндөгү архивдик документтерден;

- кинодокументтерден;

- фотодокументтерден;

- фонодокументтерден;

- видеодокументтерден.

Кагаз түрүндөгү архивдик документтердин камсыздандыруучу көчүрмөсү болуп архивдик документти түздөн түз фотосүрөткө тартуу ыкмасы менен микрофильмдөө үчүн тийиштүү типтеги кара-ак фотографиялык галоген-күмүш тасмада даярдалган биринчи муундагы негативдүү микроформа саналат.

Кинодокументтин камсыздандыруучу көчүрмөсү болуп контакттуу басма ыкмасы менен тийиштүү типтеги кара-ак тасмада даярдалган түп нусканын биринчи көчүрмөсү саналат. Кинодокументтин камсыздандыруучу көчүрмөсүнүн тиби түп нусканын түрү менен аныкталат: сүрөттүн оригинал негативи жана контратип үчүн – орто-аралык позитив, орто аралык позитивдин жана позитивдин оригиналы үчүн – контратип.

Фотодокументтин камсыздандыруучу көчүрмөсү болуп көчүрмө көбөйтүү же контакттуу басма ыкмасы менен тийиштүү типтеги фототасмада жасалган оригиналдын биринчи көчүрмөсү саналат. Фотодокументтин камсыздандыруучу көчүрмөсүнүн тиби оригиналдын түрү менен аныкталат: негатив (дубль-негатив) үчүн – орто аралык позитив, диапозитив (слайд), позитив, дубль-позитив үчүн – дубль-негатив, фотобасма үчүн – негатив.

Фонодокументтин камсыздандыруучу көчүрмөсү болуп тиешелүү типтеги магниттик лентага магниттик үн жаздыруу ыкмасы менен жасалган оригиналдын биринчи көчүрмөсү саналат.

Видеодокументтин камсыздандыруучу көчүрмөсү болуп магниттик тасмага видео-үн жазуу ыкмасы менен оригиналдын форматында жасалган оригиналдын биринчи көчүрмөсү саналат.

Камсыздандыруучу көчүрмөлөрдү түзүү менен бир эле убакта архивдик документтердин оригиналдарынын сакталышын камсыздоо жана аларды пайдалануу боюнча иштерди уюштуруу үчүн түзүлүүчү пайдалануу фондуна документтердин көчүрмөлөрүн киргизүү үчүн алардын топтому даярдалат.

40. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүүнүн негизги этаптары болуп төмөнкүлөр саналат:

-          жылга иш планын иштеп чыгуу;

-          архивдик документтерди камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүүгө даярдоо;

-          жабдууларды жана материалдарды камсыздандыруучу көчүрмөлөрдү жасоого даярдоо;

-          архивдик документтерди көчүрмөлөө;

-          архивдик документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүнүн сапатын контролдоо;

-          архивдик документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн упаковкалоо жана ташуу;

-          архивдик документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн туруктуу сактоого өткөрүп берүү;

-          архивдик документтердин даярдалган камсыздандыруучу көчүрмөлөрүнө эсептик архивдик документтерди жана илимий-маалымдама аппаратын түзүү;

-          архивдик документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн түзүү боюнча иш жөнүндө отчет түзүү.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүндө алардын сапаты жөнүндө корутундусу болууга тийиш, алар ушул Жобонун 15-тиркемесине ылайык форма боюнча, камсыздандыруучу көчүрмөлөрдүн микрофотокөчүрмөлөрүнүн техникалык абалы жөнүндө актыда жазылат. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүнүн сапаты жөнүндө корутундуну мамлекеттик архивдик мекемелердин илимий-маалымдама аппаратынын бөлүмүнүн начальниги берет.

41. Камсыздандыруучу фондунун архив сактагычтарында стандартташтыруу чөйрөсүндөгү ыйгарым укуктуу орган тарабынан аныкталган техникалык шарттарга ылайык төмөнкү сактоо режимдери сакталууга тийиш:

-          архивдердин имараттарына жана иш бөлмөлөрүнө карата техникалык талап;

-          температуралык-нымдуулук режими;

-          жарык режими;

-          санитардык-гигиеналык режим.

Архив сактагычтардын жабдууларынын параметрлери стандартташтыруу чөйрөсүндөгү ыйгарым укуктуу орган тарабынан аныкталган техникалык шарттарга ылайык келүүгө тийиш. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрү стандартташтыруу чөйрөсүндөгү ыйгарым укуктуу орган тарабынан аныкталган техникалык шарттарга ылайык жайгаштырылат.

42. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрү мамлекеттик архивдер менен макулдашуу боюнча жана архивдик иш чөйрөсүндөгү ыйгарым укуктуу органдын уруксаты менен эсептик архивдик документтер жана илимий-маалымдама аппараты менен бир эле убакта төмөнкүлөрдүн негизинде архив сактагычтарга өткөрүп берилет:

-          ушул Жобонун 16-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн (кагаз түрүндөгү документтер) сактоого кабыл алуу-өткөрүп берүү актысынын;

-          ушул Жобонун 17-тиркемесине ылайык форма боюнча өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн (аудиовизуалдык документтер түрүндө) сактоого кабыл алуу-өткөрүп берүү актысынын;

-          ушул Жобонун 18-тиркемесине ылайык форма боюнча рулондук тасмадагы камсыздандыруучу фонддун микрофотокөчүрмөлөрүнүн тизмесинин;

-          ушул Жобонун 19-тиркемесине ылайык форма боюнча кинодокументтердин камсыздандыруучу фондунун тизмесинин;

-          ушул Жобонун 20-тиркемесине ылайык форма боюнча фотодокументтердин камсыздандыруучу фондунун тизмесинин;

-          ушул Жобонун 21-тиркемесине ылайык форма боюнча фоно жана видеодокументтердин камсыздандыруучу фондунун тизмесинин.

43. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн сактоо жана эсепке алуу архив ишин башкаруучу республикалык орган тарабынан белгиленген эсепке алуу формасы боюнча жүргүзүлөт.

Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрү эсепке алуу бирдиктеринин номерлерине жараша архивдер боюнча архив сактагычтарга жайгаштырылат.

44. Өзгөчө баалуу, уникалдуу документтердин камсыздандыруучу көчүрмөлөрүн издөө максатында ушул Жобонун 22-тиркемесине ылайык формада документтер боюнча топографиялык көрсөткүчтүн карточкалары жана ушул Жобонун 23-тиркемесине ылайык формада стеллаждар боюнча топографиялык көрсөткүчтүн карточкасы түзүлөт.

 

Кыргыз Республикасынын Улуттук

архив фондунун документтерин өзгөчө

баалуу, уникалдуу документтерге

киргизүү, аларды эсепке алуу жана

сактоо, алардын камсыздандыруучу

көчүрмөлөрүн түзүү жана сактоо тартиби

жөнүндө жобого 1-тиркеме

Форма

 

ӨЗГӨЧӨ БААЛУУ, УНИКАЛДУУ ДОКУМЕНТТИ

ЭСЕПКЕ АЛУУ ЖАНА СҮРӨТТӨМӨ БАРАГЫ

 

1. Эсептик жана сүрөттөмө мүнөздөмөлөрү

 

Каттоо номери ______________________________________________________________

 

Документти тизмеге киргизүү датасы __________________________________________

 ___________________________________________________________________________

 

Документтин аталышы (баш аты) ______________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Документтин түрү ___________________________________________________________

 

Документтин автору _________________________________________________________

 

Документтин датасы (түзүлгөн убагы) __________________________________________

 

Кылымы ___________________________________________________________________

 

Болжолдуу датасы __________________________________________________________

 

Документтин тили __________________________________________________________

 

Аннотациясы_______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Тарыхый маалымкат _________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Баалуу металлдардын жана таштардын болушу __________________________________

___________________________________________________________________________

(уландысы)

 

Палеографиялык өзгөчөлүктөрү _______________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Мөөрлөрү __________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Документти тариздөөнүн көркөм өзгөчөлүктөрү _________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Документтин жарыяланганы __________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Көргөзмөлөө _______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Менчиги ___________________________________________________________________

 

Документтин ээси ___________________________________________________________

 

2. Документтин сакталган жери

 

Документтин сакталган жери__________________________________________________

Документтин сакталган жеринин дареги________________________________________

Архивдик шифри: № ____________________фонд, № _______________________тизме,

№ _______________________________ сактоо бирд., ____________________________б.

 

3. Документтин физикалык мүнөздөмөлөрү

 

Маалыматты материалдык алып жүрүүчү _______________________________________

___________________________________________________________________________

 

Документтин өлчөмү_________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Документтин көлөмү_________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Документтин физикалык абалы _______________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Реставрациялоонун зарылдыгы ________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Документти реставрациялоо: жылы ____________________________________________

уюм _______________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Реставратордун аты-жөнү (толугу менен) ______________________________________

___________________________________________________________________________

 

(уландысы)

 

4. Документтин камсыздандыруу баалоосу

 

Баалоонун 1-датасы: жылы __________________ айы_______________ күнү _________

Камсыздандыруу компаниясынын аталышы: ____________________________________

 

суммасы___________________________________________________________________

 

Баалоонун 2-датасы: жылы ______________ айы_______________ күнү _____________

 

Камсыздандыруу компаниясынын аталышы: ____________________________________

 

суммасы___________________________________________________________________

 

5. Кызматтык маалымат

 

Документ ким тарабынан берилди: _____________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Архивдин ЭТМКнын___________________-жылдагы № _________________ протоколу

 

Архив ишин башкаруучу республикалык органдын БЭТКнын _________________________-жылдагы № _____________________________ протоколу

 

6. «Өзгөртүүлөр»

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

А4 форматы (210х297)

 

Кыргыз Республикасынын Улуттук архив

фондунун документтерин өзгөчө баалуу,

уникалдуу документтерге киргизүү, аларды

эсепке алуу жана сактоо, алардын камсыздандыруучу

көчүрмөлөрүн түзүү жана сактоо тартиби

жөнүндө жобонун 2-тиркемеси

 

Форма

 

Болжолдуу түрдө өзгөчө баалуу, уникалдуу документтерди камтыган фонддордун тизмеси