Приложение (к постановлению Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120)

Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике

(В редакции постановления Кабинета Министров КР от 8 апреля 2022 года № 207,  11 октября 2024 года № 614)

Глава 1. Общие положения

1. Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике (далее - Типовая инструкция) устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - учреждения).

2. Учреждения организуют и ведут делопроизводство на основе настоящей Типовой инструкции.

Делопроизводство осуществляется на государственном языке, в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, - на официальном языке.

При ведении делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления на государственном и официальном языках, документ на государственном языке считается оригиналом.

3. Общие требования, изложенные в Типовой инструкции, распространяются на организационно-распорядительную документацию (далее - ОРД) независимо от вида носителя (бумажный, электронный), включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭД).

Порядок работы с документами, имеющими гриф ограничения доступа, устанавливается специальными инструкциями.

(В редакции постановления Кабинета Министров КР от 8 апреля 2022 года № 207)

4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства возлагается на руководителя учреждения, в структурных подразделениях - на их руководителей.

5. При смене руководителя или лиц, ответственных за делопроизводство и архив, составляется акт приема-передачи документов учреждения и документы передаются правопреемнику по акту. В случае обнаружения недостачи документов принимаются меры к их розыску.

6. При реорганизации, ликвидации учреждения порядок передачи и дальнейшего использования документов указывается в приказе (распоряжении) руководителя учреждения.

Передача документов ликвидированного учреждения входит в обязанность комиссии, образуемой для передачи дел. В состав комиссии обязательно включается представитель государственного архива, за исключением тех государственных органов, архивные документы которых на хранение в государственный архив не передаются.

Документы обрабатываются, описываются и передаются в архив вышестоящего учреждения, правопреемнику или в соответствующий государственный архив.

При реорганизации учреждения с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту не завершенные делопроизводством дела и архив реорганизованного учреждения и несет полную ответственность за их сохранность.

7. Должностные лица, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями или бездействием утрату документов Национального архивного фонда Кыргызской Республики, несут ответственность, установленную Кодексом Кыргызской Республики о нарушениях.

8. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применение информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (далее - служба делопроизводства), или лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

Глава 2. Подготовка и оформление управленческих документов

§ 1. Состав управленческих документов

9. Документирование управленческих действий осуществляется посредством системы ОРД.

10. Виды и разновидности документов, необходимых для работы учреждений, определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа согласно приложению 1.

11. Управленческая деятельность учреждения осуществляется посредством распорядительных документов. Их состав определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями (приложение 2).

12. Наименование вида документа пишется прописными буквами, полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

§ 2. Реквизиты документа

13. При оформлении документов необходимо соблюдать реквизиты, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное их исполнение.

Обязательными реквизитами документов являются: наименование учреждения - автора документа, наименование вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и регистрационный номер документа, подпись (электронная подпись), отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

14. Для ОРД устанавливается 28 реквизитов (приложение 3):

1) изображение Государственного герба Кыргызской Республики (далее - Государственный герб) помещается на бланке в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О государственных символах Кыргызской Республики". Изображение Государственного герба должно в точности соответствовать цветному или черно-белому изображению эталона Государственного герба. Запрещается изображение Государственного герба цветной однотонной краской.

Изображение Государственного герба помещается в центре верхнего поля документа. Диаметр изображения - не более 20 мм;

2) эмблема учреждения располагается на уровне наименования учреждения. Эмблема не применяется на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба;

3) код учреждения проставляется по Общереспубликанскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО). Он располагается под реквизитами "Наименование учреждения" и "Справочные данные об учреждении", размер шрифта № 8, выравнивается по центру;

4) наименование вышестоящего учреждения пишется прописными буквами, шрифт полужирный, размер шрифта № 10,5, выравнивается по центру в пределах отведенного поля;

5) наименование учреждения располагается под наименованием вышестоящего учреждения. Оно должно соответствовать учредительному документу. Принятое сокращенное наименование указывается на следующей строке после полного наименования в скобках. Печатается прописными буквами, шрифт полужирный, размер шрифта № 10,5, отделяется от наименования вышестоящего учреждения двумя межстрочными интервалами, выравнивается по центру в пределах отведенного поля;

6) наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа. Располагается ниже наименования учреждения, пишется прописными буквами, шрифт полужирный, размер шрифта № 10,5, отделяется от наименования учреждения двумя межстрочными интервалами, выравнивается по центру в пределах отведенного поля;

7) справочные данные об учреждении включают: почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты, адрес веб-сайта, расчетный счет в банке, идентификационный номер налогоплательщика. Размещаются под наименованием учреждения, размер шрифта № 8, выравниваются по центру;

8) наименование вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Размер шрифта соответствует размеру шрифта текста документа;

9) дата документа - это дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Например: датой постановления, решения, приказа, распоряжения, письма является дата их подписания; протокола и акта - дата события; датой плана, сметы, штатного расписания и других документов, требующих утверждения, - дата их утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более учреждениями, должны иметь одну (единую) дату.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 20 мая 2019 года следует оформлять следующим образом: 20.05.2019. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 марта 2019 года.

При оформлении приказов, распоряжений, решений, протоколов и финансовых документов применяется только словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 2019 года.

Дата пишется на специально отведенном месте на бланке. Например, на бланке письма место для даты обозначается чертой и располагается от левого поля документа, без отступа:

___________________ № _____;

10) регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более учреждениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Регистрационный номер документа проставляется на специально отведенном месте на бланке;

11) ссылка на регистрационный номер и дату документа предусматривается на бланке письма. Она включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Располагается под реквизитом "Регистрационный номер", через два межстрочных интервала, от левого края, без отступа. Например:

На № _____ от 20 мая 2019 года или На № _____ от 20.05.2019 г.;

12) место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка. Оно указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения: г.Бишкек. Располагается на одном уровне с реквизитами "Дата и регистрационный номер документа", выравнивается по правому краю:

___________________ № _____

г.Бишкек;

13) адресатом могут быть учреждения, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Адресат пишется в правом верхнем углу, с отступом от левого поля 100 мм, выравнивается по левому краю и печатается полужирным шрифтом.

При адресовании письма в учреждение или структурное подразделение их наименование пишется в именительном падеже:

 

		Архивное агентство при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики
		Организационно-методический отдел

При адресовании письма в учреждение должностному лицу наименование учреждения пишется в именительном падеже, должность и фамилия лица - в дательном падеже:

		Министерство финансов Кыргызской Республики
		Начальнику организационно-методического отдела А.Р.Касымалиеву

При адресовании документа руководителю наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата:

Министру образования и науки Кыргызской Республики И.О.Фамилия (в дательном падеже)

При рассылке документов в несколько однородных учреждений адресат обозначается обобщенно:

Директорам школ

Документ не должен содержать больше четырех адресов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе адресат обозначается обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в учреждение указывают его наименование, затем почтовый адрес.

Архивное агентство 720020, г.Бишкек, ул.Токтогула, 105

При адресовании документа гражданам сначала указывают почтовый адрес, а затем инициалы и фамилию получателя:

720040, г.Бишкек, ул.Орозбекова, 105 И.О.Фамилия (в дательном падеже);

14) гриф утверждения располагается в верхней правой части первого листа документа, с отступом от левого поля 100 мм, печатается полужирным шрифтом.

Документ утверждается должностным лицом или распорядительным документом. Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО" пишутся прописными буквами, без кавычек.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ министр здравоохранения Кыргызской Республики ________________________ И.О.Фамилия (подпись) 00.00.0000

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" в соответствующем роде и числе, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства здравоохранения Кыргызской Республики от 00.00.0000 № _____

При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются на одном уровне, начиная от левого поля, без отступа:

УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства здравоохранения Кыргызской Республики от 00.00.0000 № _____

УТВЕРЖДЕНО постановлением мэрии гор. Бишкек от 00.00.0000 № _____

15) резолюция пишется соответствующим должностным лицом на свободном от текста месте в верхней части документа. Она включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату:

Б.А.Бейшеновой. Прошу подготовить проект соглашения к 00.00.0000. Подпись 00.00.0000

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится;

16) заголовок документа пишется перед текстом. Он должен грамматически согласовываться с видом документа. Например: приказ (о чем?) - об утверждении комиссии; информация (о чем?) - о проведении республиканского смотра.

Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. К документам большого объема или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки.

Заголовки к письмам пишутся с прописной буквы в специально отведенном для них месте, с левой стороны, без отступа. Заголовки к другим видам ОРД выравниваются по центру, пишутся с прописной буквы, выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Размер шрифта соответствует размеру шрифта текста.

Документы, составленные на бланках формата А4, должны иметь заголовки.

Заголовки не пишутся на телеграммах, телефонограммах, извещениях и документах, составленных на бланках формата А5, А6.

Заголовок отделяется от текста двумя межстрочными интервалами;

17) отметка о контроле проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль. Знак контроля (буква "К", слово или штамп "КОНТРОЛЬ") ставится на левом поле документа на уровне заголовка или в специально отведенное контрольное окно, размер контрольного окна: 10⨯10 мм;

18) текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица располагается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы (распоряжения) - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и учреждения - автора, дата, заголовок к тексту, регистрационный номер.

В распорядительных документах учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

Сплошные связные тексты могут состоять из структурных элементов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Нумерация структурных элементов других документов обозначается арабскими цифрами. Наименование структурных элементов печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. Размер шрифта соответствует размеру шрифта текста. Наименование структурных элементов отделяется от текста двумя межстрочными интервалами;

19) отметка о наличии приложения к документу располагается после текста или в тексте.

Отметка о наличии приложения к документу располагается после текста, перед реквизитом "Подпись". Слово "Приложение" пишется всегда в единственном числе, несмотря на количество приложений, от левого края документа, без отступа.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз.

Если полное наименование приложения в тексте не названо, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Смета расходов на капитальное строительство, на 5 л., в 2 экз.

При наличии нескольких приложений к документу:

Приложение: 1. Справка о недостаче документов, на 1 л., в 2 экз.

2. Выписка из протокола заседания экспертной комиссии, на 1 л., в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ с приложением, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: Заключение балансовой комиссии от 25.03.2019 № 2 и приложение к нему, всего на 21 л., в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если наличие приложения к документу указывается в тексте, оно оформляется следующим образом: "Договор составляется на специальном бланке (приложение 1)." или "Договор составляется на специальном бланке согласно приложению 1.". Перед порядковым номером приложения знак "№" не ставится.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. Слово "Приложение" располагается в правом верхнем углу первого листа документа, с отступом от левого края документа 100 мм. Размер шрифта № 10-12:

Приложение 1 к приказу Министерства финансов Кыргызской Республики от __________________ № _____

20) подпись. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или, по его поручению, заместителем руководителя. В службе делопроизводства должны оставаться подписанный руководителем второй экземпляр письма и завизированный руководителями структурных подразделений экземпляр письма (документа).

Документы, направляемые подчиненным и другим учреждениям и гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Все экземпляры служебных документов должны быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц. При большом количестве копий допускается их заверение исполнителем или проставление факсимиле подписи руководителя. Документы подписываются также электронной подписью в соответствии с нормами Закона Кыргызской Республики "Об электронной подписи".

При этом оба варианта документа имеют одинаковую юридическую силу.

Лица с ограниченными возможностями здоровья по зрению, а также лица с ограниченными возможностями здоровья, имеющие дефекты и деформации верхних конечностей, могут использовать факсимиле вместо подписи.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. Наименование должности пишется от левого края документа, без отступа. Расшифровка подписи оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности. Подпись ставится пастой или чернилами синего цвета.

В документах, составленных на бланках, в наименование должности не входит наименование учреждения:

Директор

(подпись)

И.О.Фамилия

или:

Заместитель министра

(подпись)

И.О.Фамилия

При оформлении документов не на бланках, наименование должности лица, подписывающего документ, включает полное наименование учреждения:

Директор Центрального государственного архива Кыргызской Республики

(подпись)

И.О.Фамилия

На документах, за содержание которых отвечают несколько лиц, ставятся две или более подписи. Они располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При наличии в документах нескольких подписей, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным межстрочным интервалом:

Директор

(подпись)

И.О.Фамилия

 

Главный бухгалтер

(подпись)

И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне:

Начальник планового отдела		Начальник финансового отдела
(подпись) И.О.Фамилия		(подпись) И.О.Фамилия

Документы, подлежащие подписанию руководителями двух учреждений, оформляются не на бланке. Реквизит "Подпись" располагается в двух параллельных колонках:

Министр финансов Кыргызской Республики		Министр здравоохранения Кыргызской Республики
(подпись) И.О.Фамилия		(подпись) И.О.Фамилия

Если должностное лицо, фамилия которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии

(подпись)

И.О.Фамилия

Члены комиссии:

(в алфавитном порядке)	(подписи)	И.О.Фамилия
		И.О.Фамилия

21) гриф согласования документа. Подготовленные проекты документов перед подписанием, в ряде случаев, согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для подтверждения их согласия с содержанием документа.

Согласование может быть оформлено грифом согласования или листом согласования.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без изменения по родам и числам), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагается после реквизита "Подпись" с левой стороны без отступа:

СОГЛАСОВАНО Председатель ЦК профсоюза работников промышленного комплекса ______________________ И.О.Фамилия (подпись) 00.00.0000

Если согласование производится коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от __________________ № ____

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких учреждений, то гриф согласования оформляется на отдельном листе (приложение 4).

Лист согласования подписывается также электронной подписью. При этом оба варианта листа согласования имеют одинаковую юридическую силу;

22) визы. Внутреннее согласование оформляется визой, состоящей из должности визирующего, подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учреждении. Визы проставляются ниже реквизита "Подпись", от левого края документа, без отступа:

Директор

(подпись)

И.О.Фамилия

 

Начальник планового отдела	(подпись)	И.О.Фамилия
00.00.0000

При несогласии с текстом документа, наличии замечаний и дополнений они излагаются на отдельном листе. Виза в этом случае оформляется следующим образом:

Начальник планового отдела	(подпись)	И.О.Фамилия
Замечания прилагаются. 00.00.0000

23) оттиск печати с изображением Государственного герба (далее - гербовая печать) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на финансовых документах. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приводится в приложении 5.

Оттиск печати на документе должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись;

24) отметка о заверении копии. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа. Она выдается по резолюции руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения.

Учреждение может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом учреждении (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат). Вместе с тем, при разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, учреждению разрешается заверять копии выданных другими учреждениями документов (копии дипломов, трудовых книжек и свидетельств о рождении).

В этом случае копия документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

В правом верхнем углу документа пишется слово "Копия". При заверении копии документа, ниже реквизита "Подпись", без отступа от левого края, проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения:

Верно
Инспектор отдела кадров	(подпись)	И.О.Фамилия
00.00.0000

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять оттиск печати, определяемой по усмотрению учреждения;

25) отметка об исполнителе состоит из фамилии и инициалов исполнителя, наименования структурного подразделения, номера его телефона и печатается размером шрифта № 10. Эту отметку имеют только исходящие документы. Она располагается в левом нижнем углу, без отступа, на лицевой стороне документа:

Например: А.И.Кадыров, отдел организации и анализа, 22-40-60.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется сразу же после решения вопроса, на свободном от текста месте в нижней части последнего листа документа и состоит из слов "В дело", номера дела, в которое документ будет помещен, кратких сведений об исполнении документа, подписи и даты:

В дело 01-2/115 Ответ на запрос от 00.00.0000 (подпись) И.О.Фамилия 00.00.0000

27) отметка о поступлении документа в учреждение содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп (приложение 6);

28) отметка для автоматизированного поиска документа включает имя файла на машинном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, установленные в учреждении. Печатается ниже фамилии исполнителя, без отступа от левого края документа:

Отчет за 2019 год, Мусаев, 00.00.0000

§ 3. Бланк документа

15. Документы учреждения должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Служебные документы составляются на бланках форматов А4 (210⨯297) и А5 (148⨯210), реже используется формат А6 (105⨯148). Для отдельных видов документов допускается применение формата А3 (297⨯420).

16. Состав видов и формы бланков, применяемых в учреждении, утверждаются его руководителем по представлению службы делопроизводства. В учреждениях применяются следующие бланки: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа:

1) общий бланк содержит следующие реквизиты: изображение Государственного герба или эмблемы учреждения; наименование ведомства, наименование учреждения (приложение 7);

2) бланк письма содержит следующие реквизиты: изображение Государственного герба или эмблемы учреждения; наименование министерства или ведомства, наименование учреждения, наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефакса, телефона, адрес электронной почты; наименование банка и номер счета (указываются по усмотрению учреждения); код учреждения (указывается по усмотрению учреждения), идентификационный номер налогоплательщика (указывается по усмотрению учреждения), дата и номер документа, ссылка на исходящий документ, контрольное окно (приложение 8);

3) бланк конкретного вида документа содержит следующие реквизиты: изображение Государственного герба или эмблемы учреждения; наименование министерства или ведомства, наименование учреждения, наименование структурного подразделения; наименование вида документа, дата и номер документа, место составления или издания документа (приложение 9).

17. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - продольный и угловой. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документа (приложение 8). При угловом - у границы левого поля в верхнем углу (приложение 10).

18. Наименование и адрес учреждения печатаются на государственном и официальном языках. При продольном расположении реквизитов слева печатаются реквизиты на государственном языке, справа - на официальном языке. При угловом расположении сначала печатаются реквизиты на государственном языке, ниже - на официальном языке. При необходимости, на бланках допускается печатать реквизиты на иностранном языке. В этом случае порядок языков должен быть следующим: государственный, официальный, иностранный.

Допускается оформление бланков представительных органов местного самоуправления исключительно на государственном языке при условии проживания на территории соответствующей административно-территориальной единицы преобладающего числа лиц, владеющих государственным языком.

19. Бланк изготавливается в одну краску, предпочтительно черную, на бумаге белого цвета. При отсутствии бланков, на документах проставляется оттиск штампа учреждения.

Бланки с изображением Государственного герба изготавливаются типографским способом, по заказам учреждений, и являются бланками строгой отчетности. На гербовых бланках в правом нижнем углу типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. При достижении нумерации бланков номера 1 000 000, необходимо начинать следующую нумерацию с цифры 1.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководителя учреждения не могут передаваться другим учреждениям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя учреждения. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

§ 4. Печатание и оформление документов

20. Печатание и оформление документов в учреждениях осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

- шрифт гарнитуры - Times New Roman (Times New Roman Cyr) или Arial, обычный, размер 12-14. В таблицах допускается уменьшение до 10 (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 1,25 см;

- выравнивание по ширине и без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

- номера страниц проставляются с правой стороны нижнего колонтитула (первая страница не нумеруется).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 15 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

21. Реквизиты документа отделяют друг от друга двойным интервалом. Составные части многострочных реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения") отделяют друг от друга полуторным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 70 мм.

От границы левого поля, без отступа, печатаются: заголовок к тексту письма, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, наименование должности, гриф согласования, заверительная надпись "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ"; фамилия исполнителя и номер его телефона; дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; визы; отметка для автоматического поиска документа.

Глава 3. Подготовка и оформление отдельных видов ОРД

§ 1. Приказ, распоряжение

22. Приказами и распоряжениями оформляются решения организационно-распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы учреждения.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя учреждения, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласования с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.

23. Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшего проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, руководителями подразделений, заинтересованных в решении вносимых вопросов, и руководителями службы делопроизводства и юридической службы.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он с учетом изменений вносится на повторное согласование.

Если в процессе согласования возражения по проекту приказа (распоряжения) не были учтены, они излагаются в сводной таблице, которая подписывается руководителем подразделения, внесшего проект приказа (распоряжения), и прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

24. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись, при необходимости, со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем согласован и какие имеются разногласия. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

25. Приказы (распоряжения) издаются на двух языках - государственном и официальном, допускается печатать оба варианта на одном бланке. Вначале располагается текст на государственном языке, затем на официальном.

Приказы (распоряжения) органов государственной власти и местного самоуправления издаются на государственном языке, в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, - переводятся на официальный язык и публикуются на двух языках.

Допускается оформление приказов (распоряжений) представительных органов местного самоуправления исключительно на государственном языке при условии проживания на территории соответствующей административно-территориальной единицы преобладающего числа лиц, владеющих государственным языком, и наличия соответствующего решения представительного органа местного самоуправления.

26. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются оттиском печати службы делопроизводства и направляются адресатам службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю.

Выписки из приказов (распоряжений) по кадровым вопросам или копии этих приказов заверяются подписью сотрудника по кадровым вопросам и оттиском печати.

27. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "№" и порядкового номера;

3) заголовок приказа должен кратко и точно отражать его содержание. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом, через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру. Например:

 

Об утверждении Инструкции по делопроизводству Верховного суда Кыргызской Республики

 

Распоряжения заголовка не имеют;

4) текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12-14, через один интервал, от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение". Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части (преамбуле) указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается полужирным шрифтом.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей части (преамбулы) двумя межстрочными интервалами. Она должна содержать перечисление предписываемых действий, с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт (подпункт) печатается с абзаца и отделяется от предыдущего двумя межстрочными интервалами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет другой документ, его отдельные положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа), с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...";

5) подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Образец приказа приведен в приложении 11.

28. Совместные приказы учреждений печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

При оформлении совместного приказа:

- наименования учреждений располагаются на одном уровне;

- дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более учреждениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов в документе;

- подписи руководителей учреждений располагаются ниже текста, на одном уровне.

§ 2. Положение, правила, инструкция

29. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов ОРД.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работы (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение данного документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на разделы, подразделы, главы, пункты, подпункты и абзацы. Главы должны иметь наименование и нумерацию.

Нумерация глав и пунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения, правил, инструкций приведен в приложении 12.

§ 3. Протокол

30. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель (председательствующий), секретарь, список присутствовавших (отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек) и повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из пронумерованных разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается запись "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

31. Протоколы могут издаваться в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В этом случае повестка дня не пишется; список присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), затем указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

32. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подписи отделяются от текста и друг от друга двумя межстрочными интервалами.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов каждого учреждения и проставляемые через косую черту в порядке указания учреждений.

Постановлениям (решениям) коллегиальных органов присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из порядкового номера протокола и порядкового номера постановления (решения) через косую черту.

33. Копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным учреждениям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего проект протокола. Копии протоколов заверяются оттиском печати службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются оттиском печати службы делопроизводства.

34. Протоколы печатаются на бланке протокола или на общем бланке учреждения формата А4, размером шрифта № 12-14, и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля, прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) вид заседания (совещания), наименование коллегиального органа отделяется от наименования документа двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом, через один межстрочный интервал и выравнивается по центру;

3) дата и номер протокола печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, без отступа от левого поля. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола;

4) место проведения заседания (совещания) указывается (при необходимости) на той же строке, что и предыдущий реквизит, и выравнивается по правой границе документа.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") пишутся прописными буквами, от левой границы поля, после них ставится двоеточие. Инициалы и фамилии выступающих пишутся без отступа от левого края, после них ставится двоеточие. Содержание выступлений печатается с отступом от левого края на ширину инициалов и фамилий выступающих.

Нумерация решений по каждому вопросу состоит из порядкового номера вопроса по повестке дня и подпункта решения в пределах одного вопроса.

Образец оформления протокола приведен в приложении 13.

35. Протокол, составляемый органами государственной власти и местного самоуправления, оформляется на государственном языке, в случаях, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики, переводится на официальный язык. Выступления участников, изложенные не на государственном языке, подлежат переводу на государственный язык.

Глава 4. Организация работы с документами

§ 1. Организация документооборота

36. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и сдачи в дело образует документооборот.

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью.

Документы создаются в бумажном и/или электронном видах в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков их хранения.

При использовании автоматизированных информационных технологий в схемы движения документов должны быть включены все пункты их обработки с помощью компьютерных средств и оргтехники.