Положение о ведомственном нотариальном архиве

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

1. Общие положения

1. Для организации централизованного хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов образуется ведомственный нотариальный архив, который является структурным подразделением Министерства юстиции Кыргызской Республики (далее - Министерство).

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

2. Положение о ведомственном нотариальном архиве (далее – архив) определяет порядок организации деятельности архива, его основные задачи, функции, а также порядок хранения, учета и использования документов.

3. В своей деятельности архив руководствуется Законом Кыргызской Республики «О нотариате», Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность архивов, настоящим Положением и иными законодательными актами Кыргызской Республики.

4. Штатное расписание архива утверждается Министерством в пределах установленного фонда оплаты труда.

5. Функции ведомственного нотариального архива могут быть делегированы территориальным подразделениям Министерства.

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

6. Работники нотариального архива применяют автоматизированную информационную систему (АИС) «База архивных документов Министерства юстиции Кыргызской Республики» для учета и выдачи копий (дубликатов) архивных нотариальных документов независимо от места хранения документов.

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

7. Правила о соблюдении тайны нотариального действия, предусмотренного статьей 8 Закона Кыргызской Республики «О нотариате», распространяются также на работников архива, которым о совершенном нотариальном действии стало известно в связи с исполнением ими служебных обязанностей.

8. Контроль за соблюдением правил хранения, комплектования, учета и использования архивных нотариальных документов территориальных подразделений осуществляет Министерство.

(В редакции приказа Министерства юстиции КР от 26 июня 2025 года № 2)

9. В архив на хранение поступают нотариальные документы государственных нотариальных контор, частных нотариусов, органов местного самоуправления, заграничных учреждений Кыргызской Республики (далее – источники комплектования архива).

2. Перечень документов и порядок их приема-передачи

10. Государственные нотариальные конторы и частные нотариусы (далее – нотариусы) передают в архив на хранение:

1) законченные делопроизводством и сформированные в дела (наряды) нотариальные документы, наследственные дела, реестры, книги учета, журналы, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;

2) экземпляры дел, описей дел постоянного, временного (свыше 6 лет) сроков хранения, актов об уничтожении документов и дел за каждый сдаваемый в архив год.

11. Должностные лица органов местного самоуправления и заграничные учреждения Кыргызской Республики передают в архив на хранение:

1) законченные делопроизводством и сформированные в дела (наряды) нотариальные документы;

2) реестровые журналы.

12. Дела, оформленные в соответствии с требованиями нотариального делопроизводства, передаются в нотариальный архив на бумажных носителях.

13. При приеме документов на хранение, работник архива в присутствии нотариуса проверяет соответствие передаваемых дел на бумажном носителе акту приема-передачи документов за определенный год.

В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. Каждое дело должно содержать не более 200 листов. Если количество листов в деле превышает норму, они делятся на тома.

Дела с малым количеством листов (от 3 до 50 листов) за год допускается формировать в одно дело за несколько лет. При этом, дело не должно превышать 200 листов.

Дела, превышающие 200 листов, в архив не принимаются.

14. В состав документов архива также входят:

1) описи дел постоянного, временного (свыше 6 лет) сроков хранения, акты об уничтожении;

2) журналы, книги, реестры, дела, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел.

15. Акт приема-передачи документов подписывается нотариусом, экспертной комиссией или уполномоченным лицом заграничных учреждений и органов местного самоуправления, а также работником архива.

16. В акт приема-передачи документов должны быть указаны все передаваемые в архив документы согласно описи нарядов и журналов.

17. Все передаваемые в архив документы должны быть оцифрованы в формате PDF (Portable Document File) и загружены в автоматизированную информационную систему.

Документы должностных лиц заграничных учреждений и органов местного самоуправления Кыргызской Республики оцифровываются сотрудниками архива.