Загрузка документа…
Ведомстволук нотариалдык архив жөнүндө жобо
(КР Юстиция министрлигинин 2025-жылдын 26-июнундагы № 2 буйругунун редакциясына ылайык)
1. Жалпы жоболор
1. Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлигинин (мындан ары - Министрлик) түзүмдүк бөлүмү болуп саналган нотариалдык документтерди борборлоштуруп сактоо, комплектөө, эсепке алуу жана пайдаланууну уюштуруу үчүн ведомстволук нотариалдык архив түзүлөт.
(КР Юстиция министрлигинин 2025-жылдын 26-июнундагы № 2 буйругунун редакциясына ылайык)
2. Ведомстволук нотариалдык архив (мындан ары – архив) жөнүндө жобо архивдин ишин уюштуруу тартибин, анын негизги милдеттерин, функцияларын, ошондой эле документтерди сактоо, эсепке алуу жана пайдалануу тартибин аныктайт.
3. Архив өз ишинде “Нотариат жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамын, “Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамын, архивдердин ишин жөнгө салган ченемдик укуктук актыларды, ушул Жобону жана Кыргыз Республикасынын башка мыйзам актыларын жетекчиликке алат.
4. Архивдин штаттык ырааттамасы белгиленген эмгек акы төлөөнүн фондунун чегинде Министрлик тарабынан бекитет.
5. Ведомстволук нотариалдык архивдин функциялары Министрликтин аймактык бѳлүнүштѳрүнѳ ѳткѳрүлүп берилиши мүмкүн.
(КР Юстиция министрлигинин 2025-жылдын 26-июнундагы № 2 буйругунун редакциясына ылайык)
6. Нотариалдык архивдин кызматкерлери, архивдик нотариалдык документтердин сакталган жерине карабастан, архивдик нотариалдык документтердин көчүрмөлөрүн (дубликаттарын) берүү жана эсепке алуу үчүн “Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлигинин архивдик документтеринин базасы” автоматташтырылган маалымат системасын (АМС) колдонушат.
(КР Юстиция министрлигинин 2025-жылдын 26-июнундагы № 2 буйругунун редакциясына ылайык)
7. “Нотариат жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамынын 8-беренесинде каралган нотариалдык иш-аракеттердин жашырындуулугун сактоо жөнүндө эрежелер кызматтык милдеттерин аткарууга байланыштуу аткарылган нотариалдык иш-аракеттер жөнүндө белгилүү болгон архив кызматкерлерине да жайылтылат.
8. Аймактык бөлүнүштөрдүн нотариалдык архивдик документтерин сактоо, комплектѳѳ, эсепке алуу жана пайдаланууга контролду Министрлик жүзөгө ашырат.
(КР Юстиция министрлигинин 2025-жылдын 26-июнундагы № 2 буйругунун редакциясына ылайык)
9. Архивге сактоого мамлекеттик нотариалдык кеңселердин, жеке нотариустардын, Кыргыз Республикасынын администрациялык-аймактык бирдиктеринин жергиликтүү аткаруу органдарынын, Кыргыз Республикасынын дипломатиялык өкүлчүлүктөрүнүн, консулдук мекемелеринин (мындан ары – архивди комплектөө булактары) нотариалдык документтери келип түшөт.
2. Документтердин тизмеги жана аларды кабыл алуу-өткөрүп берүү тартиби
10. Мамлекеттик нотариалдык кеңселер жана жеке нотариустар (мындан ары – нотариустар) архивге төмөнкүлөрдү сактоого өткөрүп беришет:
1) иш кагаздары бүткөрүлгөн жана көктөмөлөргө (наряддарга) түзүлгөн нотариалдык документтер, мурастык иштер, реестрлер, эсепке алуу китептери, журналдар, аларды жүргүзүү иштердин номенклатурасында каралган;
2) архивге өткөрүлүп берилген ар бир жыл үчүн документтерди жана иштерди жок кылуу жөнүндө актылардын, туруктуу, убактылуу (6 жылдан ашык) сакталуучу иштердин нускалары, тизмелери.
11. Кыргыз Республикасынын жергиликтүү аткаруу органдарынын кызмат адамдары, дипломатиялык өкүлчүлүктөрү жана консулдук мекемелери архивге төмөнкүлөрдү сактоого өткөрүп беришет:
1) иш кагаздары бүткөрүлгөн жана көктөмөлөргө (наряддарга) түзүлгөн нотариалдык документтер;
2) реестрдик журналдар.
Нотариалдык иш кагаздарын жүргүзүүнүн талаптарына ылайык таризделген көктөмөлөр кагаз жүзүндө нотариалдык архивге өткөрүлүп берилет.
12. “Нотариат жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамынын 18-беренесине ылайык, ошондой эле “Мамлекеттик жарандык кызмат жана муниципалдык кызмат жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамынын 38-беренесининин 4 жана 6-бөлүктөрүнүнө ылайык ыйгарым укуктарынан бошотулган нотариустун документтери өндүрүш менен бүтпөгөн, анын ичинде мурастык жана депозиттик иштерди кошпогондо, нотариат маселелери боюнча Министрликтин тиешелүү түзүмдүк бөлүмү тарабынан түзүлгөн комиссия тарабынан архивге өткөрүлүп берилет.
13. Документтерди сактоого кабыл алууда архивдин кызматкери нотариустун катышуусунда кагаз жүзүндө берилүүчү көктөмөлөрдүн белгилүү бир жыл үчүн документтерди кабыл алуу-өткөрүп берүү актысына ылайык келишин текшерет.
Ишке өтмө иштерди кошпогондо, бир календардык жылдын документтери топтоштурулууга тийиш. Туруктуу жана убактылуу сакталуучу документтерди көктөмөлөргө өзүнчө топтоо керек. Ар бир көктөмө 200 барактан ашпоого тийиш. Эгерде көктөмөдөгү барактардын саны нормадан ашык болсо, алар томдорго бөлүнөт.
Бир жыл ичинде аз сандагы барактары бар көктөмөлөрдү (3төн 50 баракка чейин) бир нече жыл ичинде бир көктөмөгө түзүүгө жол берилет. Мында көктөмө 200 барактан ашпоого тийиш.
200 барактан ашкан көктөмөлөр архивге кабыл алынбайт.
14. Архивдин документтеринин курамына ошондой эле төмөнкүлөр кирет:
1) туруктуу, убактылуу (6 жылдан ашык) сакталуучу иштердин тизмеси, жок кылуу жөнүндө актылар;
2) жүргүзүүсү иштердин номенклатурасында каралган журналдар, китептер, реестрлер, иштер.
15. Документтерди кабыл алуу-өткөрүп берүү актысына нотариус, эксперттик комиссия же дипломатиялык өкүлчүлүктөрдүн, консулдук мекемелердин жана жергиликтүү бийлик органдарынын ыйгарым укуктуу адамы, ошондой эле архивдин кызматкери кол коет.
16. Документтерди кабыл алуу-өткөрүп берүү актысына наряддардын жана журналдардын тизмесине ылайык архивге өткөрүлүп берилүүчү бардык документтер көрсөтүлүүгө тийиш.
17. Архивге өткөрүлүп берилген бардык документтер PDF (Portable Document File) форматында санариптештирилүүгө жана автоматташтырылган маалыматтык тутумга жүктөлүүгө тийиш.
Кыргыз Республикасынын дипломатиялык өкүлчүлүктөрүнүн, консулдук мекемелеринин жана жергиликтүү аткаруу органдарынын кызмат адамдарынын документтери архивдин кызматкерлери тарабынан санариптештирилет.
18. Документтерди сапаттуу санариптештирүү үчүн нотариустар документтерди түзүүдө төмөнкү талаптарды сактоого милдеттүү:
1) документтер бир сап интервал аркылуу 12-14 өлчөмүндөгү Times New Roman шрифт менен таризделет;
2) ар бир документтин төмөнкү чектери болушу керек: сол жагы – 3 см, оң жагы – 1,5 см кем эмес, үстү жана асты – 2 см кем эмес;
3) барактардын номерлери төмөнкү колонтитулдун оң жагына коюлат, биринчи бетине номер коюлбайт.
19. Ушул Жобонун 18-пунктун бузуу менен таризделген документтер архив тарабынан кабыл алынбайт.
20. Архив министрлик менен макулдашуу боюнча ушул Жобонун 10 жана 11-пункттарында көрсөтүлбөгөн нотариалдык ишке тиешелүү туруктуу, убактылуу (6 жылдан ашык) сакталуучу башка документтерди сактоого кабыл алат.
3. Архивдин милдеттери жана функциялары
21. Архивдин негизги милдеттери болуп төмөнкүлөр саналат:
1) курамы ушул Жобонун 10 жана 11-пункттарында каралган документтер менен комплекттөө;
2) архивде сакталган документтердин эсепке алынышын, сакталышын жана пайдаланылышын камсыз кылуу;
3) документтерди санариптештирүү;
4) методикалык жетекчиликти жана архивди комплектөө булактарында архив ишинин абалын көзөмөлдөөнү жүзөгө ашыруу;
5) Кыргыз Республикасынын ченемдик укуктук актыларына ылайык документтерди мамлекеттик сактоого даярдоо жана өз убагында өткөрүп берүү.
22. Архив өзүнүн алдында турган милдеттерди аткаруу максатында төмөнкүдөй функцияларды аткарат:
1) архивди комплектөө булактарынын тизмесин түзөт жана жыл сайын тактайт;
2) туруктуу, убактылуу (6 жылдан ашык) сакталуучу иштердин пландарын жана тизмелерин бекитет;
3) архивди комплектөө булактарынан документтерди кабыл алуу графигин түзөт;
4) түзүлгөн графиктердин негизинде архивди комплектөө булактарынан документтерди беш жылдык сактоо мөөнөтү аяктагандан кийин бир жылдан кечиктирбестен кабыл алууну жүзөгө ашырат;
5) туруктуу, убактылуу (6 жылдан ашык) сакталуучу иштердин бекитилген тизмесине ылайык архивде сакталган документтердин эсебин жүргүзөт;
6) архивде сакталган документтерге илимий-маалымдама аппаратын түзөт, толуктайт жана өркүндөтөт;
7) автоматташтырылган маалыматтык тутумдагы документтердин эсебин жүргүзөт;
8) документтердин сакталышын камсыз кылат, архивдеги иштердин бар экендигин жана абалын дайыма текшерип турат;
9) архивде сакталган документтердин баалуулугуна экспертиза жүргүзөт жана архивди комплектөө булактарына аларда сакталган документтердин баалуулугуна экспертиза жүргүзүүгө методикалык жардам көрсөтөт;
10) нотариустарга документтерди көктөмөлөргө түзүү жана аларды архивге өткөрүп берүүгө даярдоо боюнча методикалык жана практикалык жардам көрсөтөт;
11) архивдин документтерин ушул Жободо, Кыргыз Республикасынын башка ченемдик укуктук актыларында каралган чектерде пайдаланууну камсыз кылат;
12) маалымкаттарды, дубликаттарды берет жана архивдин көктөмөлөрүндө сакталган документтердин көчүрмөлөрүнүн жана алардан көчүрмөлөрдүн тууралыгын күбөлөндүрөт;
13) архив жайында документтердин талаптагыдай сакталышы үчүн зарыл болгон шарттардын сакталышын камсыз кылат;
14) тийиштүү мамлекеттик архивге архивдин документтеринин курамы жана көлөмү жөнүндө маалыматтарды берет;
15) документтерди жана илимий-маалымдама аппаратын белгиленген тартипте мамлекеттик сактоого өткөрүп берет;
16) архивди комплектөө булактарында иш кагаздарын жүргүзүүгө жооптуу адамдардын квалификациясын жогорулатуу боюнча иш-чараларды өткөрүүгө катышат;
17) Министрликтин тиешелүү аймактык бөлүмүнө архив ишинин абалы жөнүндө маалымдайт, аны өркүндөтүү боюнча сунуштарды киргизет;
18) Кыргыз Республикасынын мыйзамдарында каралган отчеттуулукту жүргүзөт;
19) архивдин компетенциясына кирген маселелер боюнча жарандарды кабыл алат;
20) архивдик документтер менен иштөө эрежелерин сактоону жана аткарууну талап кылат;
21) архивдин компетенциясына кирген маселелер боюнча сунуштамаларды берет;
22) иш үчүн зарыл болгон маалыматтарды суратып алат;
23) Кыргыз Республикасынын мыйзамдарына ылайык башка функцияларды аткарат.
4. Архивдин кызматкерлери
23. Архивге архивдин жетекчиси жетекчилик кылат, ал министр тарабынан кызмат ордуна дайындалат жана кызмат ордунан бошотулат.
24. Архивдин жетекчиси:
1) архивдин алдында турган милдеттердин аткарылышы жана ага жүктөлгөн функциялардын жүзөгө ашырылышы үчүн жоопкерчилик тартат;
2) архивдин кызматкерлеринин ортосунда функциялык милдеттерди бөлүштүрөт;
3) бардык мамлекеттик органдарда жана башка уюмдарда архивдин атынан чыгат;
4) маалымкаттарды, дубликаттарды берет жана бул архивдердин көктөмөлөрүндө сакталган документтердин көчүрмөлөрүнүн жана алардан көчүрмөлөрдүн тууралыгын күбөлөндүрөт;
5) ушул Жободо каралган учурларда документтердин түп нускасын берет;
6) автоматташтырылган маалыматтык тутумдагы документтердин эсебин жүргүзөт;
7) ушул Жободо каралган башка функцияларды жүзөгө ашырат.
25. Архивдин аймактык бөлүнүштѳрүнүн архивариустарын дайындоо жана кызматтан бошотуу аймактык бөлүнүштѳрдүн жетекчилери тарабынан Министрликтин архивинин жетекчиси менен макулдашуу боюнча жүзөгө ашырылат.
(КР Юстиция министрлигинин 2025-жылдын 26-июнундагы № 2 буйругунун редакциясына ылайык)
26. Архив кызматкерлери:
1) архивде сакталган документтерге илимий-маалымдама аппаратын түзөт, толуктайт жана өркүндөтөт;
2) документтердин сакталышын камсыз кылат;
3) эсепке алууну жүргүзөт жана архивдин картотекасын толтурат;
4) нотариустарга документтерди көктөмөлөргө түзүү жана аларды архивге өткөрүп берүүгө даярдоо боюнча методикалык жана практикалык жардам көрсөтөт;
5) архивди комплектөө булактарында иш кагаздарын жүргүзүүгө жооптуу адамдардын квалификациясын жогорулатуу боюнча иш-чараларды өткөрүүгө катышат;
6) автоматташтырылган маалыматтык тутумда аларды эсепке алуу үчүн нотариалдык документтерди сканерлейт;
7) Кыргыз Республикасынын мыйзамдарында каралган отчеттуулукту жүргүзөт;
8) архивдин компетенциясына кирген маселелер боюнча жарандарды кабыл алууну жүргүзөт;
9) кызматтык милдеттерине ылайык башка аракеттерди аткарат.